POSLOVNI DOGODEK

 UP Gaga-bicikl, d.o.o. nabavi trgovsko blago pri podjetju Valy d.o.o. iz Kokrice - gre za navidezno (virtualno) nabavo. Razpolagajo z naslednjimi podatki:

1. Podatki o navideznem dobavitelju - Valy, d.o.o., Kranj


2. Podatki o kupcu - učnem podjetju UP GAGA-BICIKL, d.o.o.


3. Zaključnica o sklenitvi kupne pogodbe med Valy, d.o.o. in UP Gaga Bicikl d.o.o


4. račun, ki ga je navidezno izdelo podjetje Valy, d.o.o., Kranj


5. Organigram UP Gaga bicikl, d.o.o.

OBDELAVA PODATKOV Z RAČUNOVODSKIM PROGRAMOM SAOP

Naloga: Obdelajte zgornje podatke z računovodskim programom SAOP

1. Iz zaslona izberemo Trgovina in proizvodnja, Materialno skladiščno poslovanje


2. Iz zaslona izberemo Šifranti, Stranke

3. Izberemo gumb Vnesi zapis , da bi vnesli novo stranko, v našem primeru Valy, d.o.o. (dobavitelj).


4. Na zaslonu Stranke imamo več zavihkov: Splošni podatki, Stiki, Trgovski podatki, Bančni računi, Dogodki, Ostali podatki, Opomba. Najprej bomo izpolnili zavihek     Ta zavihek izpolnimo na podlagi dokumentov, ki smo jih navedli pri poslovnem dogodku - splošni podatki o dobavitelju.

Če polje Plačnik ni izpolnjen, plačuje račun stranka (Valy). Stranke, ki imajo več poslovnih enot, gre blago na poslovno enoto, plačuje pa centrala - vpišemo centralo za plačnika. Npr. Petrol ima bencinski servis v Celju. Trgovsko blago (bencin)  gre v Celje, plača pa Petrol Ljubljana (centrala). Napišemo slednjo kot plačnika, čeprav so splošni podatki za Petrol Celje.

Pri davčni številki lahko na gumbu Dodatna vnesemo več davčnih številk za stranko npr. če je stranka tujec, bi lahko imela slovensko davnčno številko in nemško. Če pa kliknemo na gumb Vies, na internetu dobimo ime davčnega zavezanca, če v ustrezna polja vpišemo njegovo davčno številko in določimo državo, kjer ima davnčno številko.

Razvrstitveni podatki. Ker zna računalnik delati s šiframi (ključi), bi lahko v polju Prva gruča razvrstili stranke glede na vrsto podjetja, npr. trgovina na debelo, trgovina na drobno, gostilna, šola. V polju Druga gruča pa po regiji: Gorenjska, Štajerska, Ljubljana, Notranjska itd. Potem pa bi z ustreznim programom ugotavljali, kakšen je bil promet po Šolah, trgovinah, vrtcih. Uporabili pa bi lahko tudi kombinacije. Od stranke je odvisno, po kakšnih kriterijih deli stranke.

5. Izpolnjevanje zavihka


Pri stikih navedemo kontaktne osebe stranke.

Najprej vnesemo šifro za prepoznavanje stranke s strani računalnika. V podjetju naredimo ustrezen šifrant kontaktnih oseb.

Pod Opis lahko napišemo  ime in priimek te osebe.

Pod Referenta lahko napišemo osebo v podjetju, ki komunicira s to stranko.

Pod Opombe napišemo, kar želimo.

Uporabljamo lahko tudi gumba (v spodjem desnem kotu), za pošiljanje elektronske pošte kontaktni osebi oziroma v Wordov dokument lahko kopiramo podatke o kontaktni osebi (glejte spodnjo sliko).



6. Izpolnjevanje zavihka


V polju Neto dnevi kupci in  Neto dnevni dobavitelji navedemo pogodbeno dogovorjen valutni rok (plačilni rok). Ali plačilni rok teče od dneva prejema blaga ali dneva izdanega računa, je odvisno od nastavitve sistema.

Odstotek rabata računamo na celo fakturo, torej od zneska na računu brez DDV-ja odštejemo določene procente rabata. Možnost imamo zapisati 5 vrst rabatov. Kako je sistem nastavljen, pa je odvisno, ali računa rabate na podlagi osnove in dodanega zneska rabata in na to zopet računa nov znesek rabata itd ali znesek rabatov sistem sešteje.

Gruča superrabati trenutno ne dela. Superrabat obračunavamo na koncu dogovorjenega obdobja, če je bil dosežen dogovorjen znesek. Za ta znesek izstavimo dobropis, podobno kot pri odobritvi kasa-skonta.

Gruča provizije ne dela, namenjena pa je obračunavanju provizij strankam - ne referentom.

Oznaka bonitete, kjer stranke razvrstimo v različne skupine npr. A, B, C npr. glede na dosežen promet.

Minimalni znesek opozorila in Minimalni znesek blokade določa, od katerega zneska naprej nas sistem začne opozarjati, da je stranka dolžna oziroma, od katerega zneska naprej sistem blokira dobave. Blokira odpremo blaga, ne pa  izdajo računa.

Cenovno področje (Cenik)  je odvisno, ali gre za trgovino na drobno - ima samo en cenik - ali trgovino na debelo - ima lahko več cenikov. Teoretično bi lahko imeli za vsako stranko svoj cenik. Boljše pa je, da imamo nek osnovni cenik, vpeljemo pa sistem popustov. Če pustimo polje prazno, uporabljamo privzeti cenik. Ko je cenik vnešen v cenovno področje, ga je potrebno še nastaviti. 

Način fakturiranja povemo, ali fakturiramo tedensko, 10 dnevno, 15 dnevno ipd. Glede tega moramo imeti s stranko sklenjeno pogodbo. Načeloma velja, da moramo za vsako dobavnico v roku napisati ustrezen račun.

Knjižna skupina obravnava evidentiranje podatkov o prejetih fakturah v računovodstvu glede kontov npr. konto kupec, konto realizacije, konto davkov, konto rabatov itd. Npr. Slovenski davčni zavezanci imajo svoje knjižne skupine (konte), evropske stranke drugačne itd.  Stranke razvrstimo glede na prej omenjene skupine, ki smo jih določili. Če imamo slovenskih strank največ, jih nastavimo: stranke, ki nimajo nič povedano, so slovenske. Potem ni potrebno vnašati za vsako slovensko stranko ustrezno knjižno skupino.

Neto rok plačila in skonto nastavimo zahtevane dneve, v katerih je potrebno plačati, če želimo dobiti skonto (popust).

7. Izpolnjevanje zavihka

Dogodek je namenjen vnosu kronološko opredeljenim poslovnim zadevam npr. za poslane ponudbe, komisijske zapisnike ipd. Pri dokumentih kot so predračun, izdane ponudbe se avtomatsko pojavi dogodek. Tu obravnavamo dogodke, ki  niso nastali avtomatsko.

Dogodek je povzročil Komisijski zapisnik.


Na podlagi zgornjega komisijskega zapisnika lahko izpolnim zavihek Dogodek.


Pod Šifro dogodka napišemo šifro komisijskega zapisnika, opomina ipd.

Pod Šifro višjega dogodka navajamo šifro nadrejenega dogodka npr. Zapisnik

Pod Opis na kratko napišemo za kakšen dogodek gre.

Pod Stik napišemo s kom kontaktiramo v zvezi z dogodkom.

Pod Opombo lahko napišemo kaj daljšega.

Priponka ima funkcijo izbire že narejenega dokumenta, ki se nanaša na dogodek npr. reklamacijski zapisnik (glejte sliko) . Lahko pa dokument ustvarimo, potem izberemo gumb .

Pod Opomni me zapišemo, kdaj naj začne program opozarjati na dogodek.

Pod Referent zapišemo, koga naj začne opozarjati.

Veza-projekt se nanaša na povezujoč dokument npr. zaključnica je v povezavi s komisijskim zapisnikom.

Pod Datum zaključka zabeležimo, kdaj naj nas program neha opozarjat na dogodek.

Zgoraj zabeležen dogodek najdemo v Strankah, če kliknemo desno zgoraj gumb . Spodaj pa že vidite okno, ki se odpre po kliku na gumb .



8. Izpolnjevanje zavihka


Pri Šifra obresti lahko izbiramo med različnimi sistemi zamudnih obresti iz šifranta.

Pri Sektorju poročanja izberemo, kateremu sektorju sporočanja smo zavezani pošiljati poročila.

Pri Šifra DURS določimo, pod kateri davčno upravo spadamo.

9. Izpolnjevanje zavihka


Pod Opomba zapišemo karkoli želimo. Lahko pa pustimo tudi prazno. Če opomba obstaja pri stranki, se bo program najprej postavil nanjo.